Muziejaus darbo esmė – saugoti ir tvarkyti. Eksponatų apskaitai galioja griežtos taisyklės, kiekvienas daiktas turi savo numerį, bylą ir vietą saugykloje. Tačiau šalia oficialiosios apskaitos per metus susikaupia visas šešėlinis archyvas: renginių ir edukacijų nuotraukos, parodų maketai, skaitmenintų fotografijų kopijos, projektų paraiškos ir ataskaitos, susirašinėjimai su kraštotyrininkais, filmuota medžiaga iš ekspedicijų.

Visa tai paprastai gula į bendrą diską ar debesies aplanką. Iš pradžių tvarka atrodo aiški, bet po kelerių metų aplankų medis ima priminti apžėlusią sodybą: „Nuotraukos2022_nauja“, „paroda_GALUTINIS_2“, „is_seno_kompo“. Ieškant vienos konkrečios fotografijos tenka klaidžioti po dešimtis katalogų arba klausti kolegos, kuris „žino, kur padėjo“.

Kodėl kultūros įstaigoms tai ypač aktualu

• Medžiaga nesensta. Įmonė seną pasiūlymą gali ištrinti, o muziejui prieš dešimtmetį daryta renginio nuotrauka po metų gali tapti eksponuotina istorine medžiaga.
• Failai dideli. Skaitmeninant negatyvus ar filmuojant edukacijas, terabaitai prisipildo greitai, o vietos trūkumas provokuoja trinti „nereikalinga“ – sprendimus, kurių vėliau gailimasi.
• Autorystė ir teisės. Prie nuotraukos ar įrašo būtina išsaugoti informaciją, kas autorius ir kokiomis sąlygomis medžiagą galima naudoti – palaidame diske ši informacija pasimeta pirmiausia.

Ilgą laiką manėme, kad išeitis – tiesiog didesnė talpykla ir griežtesnė drausmė. Tačiau naršydami sprendimų teko pripažinti, kad problema ne talpoje: naudingų minčių radome tekste apie tai, kada dokumentai nebetelpa į bendrą diską – jame paprastai paaiškinta, kokie požymiai rodo, jog įstaiga išaugo aplankų sistemą, ir kuo skiriasi failų saugykla nuo dokumentų valdymo.

Nuo ko pradėjome patys

Nusprendėme nekurti revoliucijos, o judėti žingsniais: susitarėme dėl vieningo failų vardijimo, atskyrėme darbinę medžiagą nuo baigtos, paskyrėme atsakingą už metinį archyvo „inventorių“. Jau vien tai sutaupo valandas, kurios anksčiau dingdavo paieškose. O svarbiausia – sukaupta krašto atmintis lieka pasiekiama ne tik tam, kas ją įrašė, bet ir tiems, kurie muziejuje dirbs po mūsų.